Paperwork - unsa man kini? pagdumala sa Office ug dokumento management

Ang kalampusan sa operasyon sa daghang mga organisasyon nag-agad sa usa ka husto nga paagi gitukod buhat. Ang matag empleyado, himoa nga mag-inusara ang ulo sa dugang pa, sa pagsabut sa mga papeles. Unsa kini, kon unsa ang mga kinaiya niini, nag-unang matang, ug nga gidala ngadto sa asoy sa pag-organisar sa mga workflow?

nag-unang mga konsepto

Ang matag kompaniya, sa walay pagtagad sa kahimtang niini ug ang gidaghanon sa mga empleyado diha sa normal nga dagan sa negosyo og ug handol sa usa ka dako nga gidaghanon sa mga dokumento. Ang tanan nga sa kanila iya sa organisasyon ug mga dokumento sa kagamhanan. Ang yawe konsepto niining bahina naglakip sa mga rekord sa pagdumala ug sa dokumento management.

Mga papeles nga kalihokan tawag nga nagsiguro sa paglalang sa mga opisyal nga dokumento, ingon man usab sa pag-organisar sa buhat uban kanila. Sa baylo, sa ilalum sa mga dokumento sa pagsabut sa usa ka kalihokan nga nagtumong sa pag-organisar sa mga kalihukan sa mga dokumento sa mga panon sa gikan sa higayon nga sila gilalang o nakadawat sa wala pa mahuman ang buluhaton uban kanila (ipadala ngadto sa pinuy-anan, delivery sa archive).

Kasagaran opisina organisasyon mopili sa usa o labaw pa nga mga empleyado nga magdumala sa proseso.

Walay negosyo dili anaa independente sa balaod. Nga kini regulates pagtipig sa talaan ug sa mga papeles. Mga pangutana sa niini nga mga mga lugar modesisyon sekretaryo, tigtipig sa mga rekord ug mga empleyado sa departamento personnel.

Office nga buhat base sa data latch pinaagi sa paglalang sa usa ka papel o electronic instrumento. Bahin niini, adunay mga papeles nga mao, ang kalihukan sa usa ka dokumento nga gikan sa panahon sa paglalang ngadto sa iyang pagpatay. Workflow mahimong bahinon ngadto sa internal ug external nga.

Internal sirkulasyon sa mga dokumento nga gipresentar sa mga mosunod nga mga yugto:

1. Development sa proyekto dokumento.
2. Ipon uban sa management.
3. Ang pagpirma sa dokumento.
4. dokumento registration: petsa ug gidaghanon (human sa publikasyon sa dokumento, kini giisip gidawat alang sa pagpatay).
5. Pagdala sa impormasyon ngadto sa dumadawat ug control.
6. Pagpatay.
7. Ang publikasyon sa mga dokumento pagpatay.
8. Ang Kagun-oban o archiving securities, kansang termino nga expire.

Gawas nga turnover naglakip sa mosunod nga mga lakang:

1. Resibo sa dokumento sa panon.
2. Registration nakadawat dokumentasyon (gikinahanglan alang sa pagkontrolar sa pagpatay sa mga dokumento).
3. Atubang sa mga sulat: kaila, pagpatay.
4. tubag registration kon gikinahanglan.
5. Paghimo sa archive o kalaglagan.

Dokumento sa pagdumala uban sa pagtahod ngadto sa kaso:

• ang uplink (gikan sa ulipon ngadto sa ulo);
• downlink (gikan sa ulo ngadto sa ulipon);
• pinahigda (sa taliwala sa sakop).

Ang matag kalihukan sa bisan unsa nga dokumento kinahanglan nga natala diha sa usa ka espesyal nga Register. Kini mahimo nga usa ka troso nga basahon, dokumento, card, e-zine, ug uban pa

nga mao ang responsable

Ang ubang mga empleyado dili pagsusi sa mga papeles. Unsa kini, maayo nakahibalo sa Secretary, tungod kay kini mao ang iyang katungdanan - sa pagsunod sa workflow sa organisasyon. Secretariat ang obligado sa pagpahigayon sa nag-unang function sa paghatag dokumento sa buhatan. Tungod sa porma ug bahin sa buhat, sa opisina sa trabaho mahimong bahinon ngadto sa:

1. Sentralisado. Ang tanan nga secretariat sa usa ka departamento ug mao ang subject sa usa ka boss. Kini mahimo nga usa ka senior secretary o klerk.
2. Decentralized. Mga sekretaryo, ingon man sa mga empleyado nga makahimo sa ilang mga katungdanan, sa pagbuhat sa lain-laing mga departamento sa sa kompanya ug ubos sa lain-laing mga kumander.
3. Nga sinaktan. Kasagaran makita diha sa dako nga negosyo. opisina nga organisasyon mag-agad sa unsa nga matang sa secretariat nadawat.

Sa mas gagmayng mga organisasyon, receptionist function mahimong gihimo sa bisan unsa nga empleyado kang kinsa niini nga katungdanan mao ang gitudlo nga, bisan sa ulo. Kon kini nga mga gimbuhaton dili espeling sa kontrata sa empleyado sa trabaho, kini mao ang gikinahanglan alang sa performance sa ilang dugang kasabutan sa isyu, diin sila gilista, ug kinahanglan nga hingalan sa kantidad sa bayad alang sa pagpahigayon sa mga katungdanan sa Clerk.

pahamatngon

Sa walay pagtagad sa gidak-on sa kompanya ug ang iyang ulo sa porma kinahanglan nga dili pasagdan ang paglungtad sa manwal rekord sa pagdumala.

Panudlo - dili lamang sa usa ka regulatory buhat, nga nagtugot sa pagtukod sa mga rekord sa pagdumala. Unsa kini? Kini mao ang usa ka internal nga dokumento sa kompaniya, nga gi-aprobahan sa kapunongan sa pagpangulo nga walay expiration date.

Adunay mga sinulat nga mga dokumento ang nag-unang mga hugna sa mga kalihukan, nga gihatag sa listahan sa mga opisyal nga adunay katungod sa pagpirma sa usa ka partikular nga dokumento nga sample pagpuno sa ug registration nga mga porma.

HR outsourcing

Tagda ang HR outsourcing. Unsa kini? Kon ang imong organisasyon naglihok sa labing menos usa ka tawo, nan kini mao ang mandatory midagsang sa may kalabutan nga mga dokumento.

Ubos sa HR outsourcing kalihukan makasabut sa piho nga mga dokumento nga may kalabutan sa buhat sa kalihokan lungsoranon. Sa kanunay nga mga kaso, ang mga pasiuna sa maong dokumento ang gihatag ngadto sa mga empleyado sa departamento personnel. sila kinahanglan gayud nga modawat sa mga dokumento gikan sa empleyado, proseso, ug tindahan kanila sa regulated lagda mga panudlo. Dugang pa, sa ilang mga katungdanan naglakip sa pagproseso sa personal nga data, lakip na ang sensitibo.

HR outsourcing ang gipahigayon gilain gikan sa kinatibuk-ang, pagsunod sa mga lagda sa confidentiality.

pagkamalaumon

Sa edad nga hatag-as nga teknolohiya ug sa computerization, adunay daghan nga mga kompaniya, dili gamay, nga padayon sa pagdala sa mga dokumento nga papel. opisina dokumento gihapon nga natala sa conventional journal ug mga sulat sa mga mail.

Kini mao, una sa tanan, tungod sa pagpanuko sa mga empleyado sa magbansay pag-usab, ug sa ikaduha, dili ang tanan adunay pinansyal nga suporta. Apan sa tagsatagsa ka pangulo kinahanglan nga makaamgo nga ang usa ka daghan sa mga pamuhunan sa pagkamalaumon sa umaabot nga kamahinungdanon pagpakunhod sa gasto sa kompanya.